Hoe manage je verwachtingen in projecten?

Heb je ooit een project op tijd en binnen het budget opgeleverd om er vervolgens achter te komen dat je klant niet tevreden is met het eindresultaat? Dit komt vaak voort uit verkeerde verwachtingen en is voor beide partijen niet prettig. Het managen van verwachtingen is voor elke projectleider een essentiële vaardigheid.

In projectmanagement kan het niet weten hoe je de verwachtingen van je klant en je team moet managen tot onaangename situaties leiden:

  • Onduidelijke doelstellingen en maatstaven voor succes
  • Verwarring over welke taak er op welk moment moet worden uitgevoerd en wanneer
  • Een focus op de verkeerde prioriteiten, wat leidt tot tijdverlies en verminderde productiviteit.
  • Gebrek aan teambetrokkenheid
  • Minder vertrouwen tussen jou, je team en de klant.

Verwachtingenmanagement is kortom een must voor het succesvol realiseren van projectresultaten! Laten we eens kijken hoe je dit kunt aanpakken.

1. Ontwikkel een gezamenlijk beeld

Vaak hebben projectstakeholders een visie op het project en de resultaten ervan, nog voordat er een daadwerkelijke planning heeft plaatsgevonden. Daarom is het verstandig belanghebbenden al tijdens de planningsfase te betrekken. Ontwikkel samen realistische verwachtingen op basis van de beschikbare middelen, de capaciteiten van je team en de gewenste resultaten.

Dit geldt ook voor je teamleden. Betrek ook hen al vroeg bij de planning van een project. Dit zorgt ervoor dat je team is afgestemd op de projectdoelstellingen en kan helpen bij het opstellen van een realistisch projectplan, wat leidt tot meer motivatie en betrokkenheid.

Duidelijkheid staat centraal in deze voorbereidende fase; ga er niet van uit dat iedereen hetzelfde begrip heeft van het projectplan en de doelstellingen. Stel veel vragen totdat je er zeker van bent dat iedereen vanuit hetzelfde plan werkt!

2. Maak een gezamenlijke start

De volgende stap is een project kick-off met je team en belanghebbenden om te bespreken hoe het project zal worden uitgevoerd en gemonitord. Gebruik deze bijeenkomst om ervoor te zorgen dat iedereen het project, hun rol en jouw verwachting over hoe het project zal worden opgeleverd volledig begrijpt. We noemen een aantal items die je tijdens een project kick-off op de agenda kunt zetten:

  • Rollen en verantwoordelijkheden
  • Taken en taakafhankelijkheden
  • Tijdlijnen, mijlpalen en belangrijke producten en resultaten
  • Tracerings- en rapporteringsvereisten
  • Beschikbaarheid van middelen
  • Communicatieplan
  • KPI's en maatstaven
  • Risicobeheersingsstrategieën

3. Houd je aan reëele beloften

Het is gemakkelijk om verstrikt te raken in de opwinding van (vrijblijvende) ideëen en mogelijkheden. Of om toe te geven aan de druk van belanghebbenden en te veel beloftes te doen. Voor je het weet, wordt 'dat kunnen we misschien wel', 'dat kunnen we zeker' en je worstelt met onrealistische verwachtingen.

Vergeet niet dat we zeer geneigd zijn om beslissingen te nemen op basis van het eerste stukje informatie dat we horen. Als je twijfelt over een verzoek of suggestie, vraag dan om tijd om nader onderzoek te doen en overleg met je team voordat je instemt met een deadline. Maak geen valse beloftes!

4. Deel en expliciteer gedragswensen

We verwachten voortdurend bepaalde gedragingen van de mensen om ons heen. Maar omdat we deze verwachtingen meestal niet delen, laten we ons keer op keer teleurstellen. Om het even of het om familieleden, vrienden of collega's gaat. Als projectmanager past het bij je rol om jouw verwachtingen over gedrag van anderen zo concreet mogelijk te verwoorden. Nodig ook je team en belanghebbenden uit zich hierover uit te spreken. Proactief managen van gedragsverwachtingen leidt tot succesvolle projecten, tevreden belanghebbenden en betrokken teams.

Auteur: Nicole Eggermont