Wat is persoonlijke effectiviteit? En hoe verbeter je het?

Door te werken aan je persoonlijke effectiviteit krijg je meer gedaan in minder tijd. En met beter resultaat! In dit artikel leggen we uit wat persoonlijke effectiviteit nu precies is en delen we tips om het te verbeteren.

persoonlijke effectiviteit

Inhoudsopgave

Door te werken aan je persoonlijke effectiviteit krijg je meer gedaan in minder tijd. En met beter resultaat! In dit artikel leggen we uit wat persoonlijke effectiviteit nu precies is en delen we tips om het te verbeteren.

Wat is persoonlijke effectiviteit?

Persoonlijke effectiviteit laat zich het best omschrijven als meer resultaat halen door zaken doelgerichter en effectiever aan te pakken. Dit kan je helpen bij je werkzaamheden en het behalen van je doelen op de werkplek, maar ook in je persoonlijke leven kun je hier profijt uit halen.

De manier waarop je communiceert, reageert en handelt beinvloeden je resultaten en plezier in je werkzaamheden. Het liefst wil je zelf de controle blijven houden en je richting kunnen bepalen, maar door externe factoren (zoalsbijvoorbeeld klanten, leidinggevenden en collega’s) komt er veel op je af. Het is daarom belangrijk dat je leert zelfverzeker en assertief te kunnen communiceren.

Jezelf hierin 'verbeteren' en je persoonlijke effectiviteit ontwikkelen kan op verschillende vlakken. De belangrijkste onderdelen zijn:

  • Communicatie
  • Assertiviteit
  • Plannen
  • Organiseren
  • Timemanagement
  • Prioriteiten stellen
  • Onderhandelen

wat is persoonlijke effectiviteit?

Tips om je persoonlijke effectiviteit verbeteren

1. (Her)kennen van je persoonlijke kracht en valkuilen

Het is eenvoudiger en veel beter voor je zelfvertrouwen om te kijken naar je kwaliteiten. Waar ben je goed in op je werk? Waar je zwaktes liggen weet je meestal wel en om hier continu de aandacht op te leggen werkt niet motiverend. Iedereen heeft, vaak zonder dat hij er zicht van bewust is, unieke kwaliteiten. De uitdaging is om deze te herkennen en hier verder mee aan de slag te gaan.

Dat betekent niet dat je helemaal niet naar je zwakke punten hoeft te kijken. Als bepaalde vaardigheden essentieel zijn in je werk en je deze niet voldoende vaardig bent dan is het wel degelijk van belang om hier verbetering in aan te brengen. Wees hierin niet te hard voor jezelf en voorkom dat je de lat voor jezelf te hoog gaat leggen. Focus je daarom niet op wat je (nog) niet goed doet, maar vooral op wat je al bereikt hebt.

2. Vaststellen van je doelen

Als je je doel niet helder voor ogen hebt en er zoveel dingen door je hoofd gaan dat je niet weet waar je moet beginnen, resulteert dit in onrust en een chaotische werkstijl. Om gemotiveerd aan het werk te gaan moet je weten waar je naar toe wilt en wat het doel is dat je wil bereiken.

Maak daarom je doel zo compleet mogelijk met de SMART-methode: Specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden.

Voorbeeld 1:

  • Doelstelling: De klantenserviceafdeling wil beter communiceren met klanten
  • SMART-doelstelling: De klantenserviceafdeling heeft als doel in de periode van 1 januari 2021 tot 1 februari 2021 ten minste 20 positieve online reviews op de website te ontvangen over de nieuwe chatservice.

Voorbeeld 2:

  • Doelstelling: Wij willen onze omzet verhogen.
  • SMART doelstelling: Wij willen onze sales omzet met minimaal 10% laten stijgen in het eerste kwartaal van 2021..

Houd altijd je doel tijdens je werkzaamheden voor ogen. Stel je zelf regelmatig de vraag 'levert deze inspanning een bijdrage om mijn doel te bereiken?'

3. Keuzes maken

Keuzes maak je de hele dag door, sommige bewust maar de meeste zul je onbewust maken, zoals bijvoorbeeld: 'Zal ik koffie gaan halen voor mijn collega’s of wacht ik nog even?'

Over sommige belissingen in je privé of zakelijke leven zul je wat langer na moeten denken. Bijvoorbeeld over het aannemen van een leidinggevende functie in je werk. Is dit wat bij mij past en wat ik echt wil? En wat heeft het aannemen van de functie tot gevolg voor het contact met mijn collega’s.

Beslissingen ben je soms geneigd uit te stellen omdat het maken van keuzes onzekerheid met zich meebrengt en ze definitief kunnen zijn.

Keuzes moet je durven maken. Deze tips zullen je daarbij helpen:

  • Maak je doel altijd concreet met bijvoorbeeld de SMART methode om voor jezelf duidelijk te hebben wat je wil en waarom.
  • Stel jezelf vragen als: Wat vind ik belangrijk? Welke gevolgen heeft het maken van de keuze voor mij en anderen? Wat levert het uiteindelijk op?
  • Maak belangrijke keuzes niet overhaast maar laat dingen bezinken en slaap er een nachtje over.
  • Praat met andere mensen om je gedachten te ordenen en hun mening aan te horen. Het wil niet zeggen dat je je hierdoor laat sturen maar het kan je helpen dingen vanuit een ander perspectief te zien.
  • Wees niet te streng voor jezelf. Welke keuze je ook maakt, het is zelden een keuze voor de rest van je leven. Als je besluit nu niet voor die leidinggevende positie te kiezen wil dat niet zeggen dat je dat in een later stadium in wellicht andere omstandigheden alsnog wel kan doen.

4. Effectief communiceren

Zowel zakelijke als persoonlijke relaties zijn gebaat bij een goede communicatie. Door effectief communiceren haal je meer resultaat uit je werk. Wil je dat jouw boodschap goed aankomt en begrepen wordt door je collega’s en je klanten? Dan zul je ervoor moeten zorgen dat je de boodschap helder en duidelij overbrengt zonder dit hier ruimte is voor misvattingen.

De verwachtingen van jou en je gesprekspartner moeten wederzijds op elkaar afgestemd worden. Pas dan komt je bedoeling goed over op je gesprekspartner.

Kenmerken van effectieve communicatie:

  • Luisteren naar wat je gesprekspartner te zeggen heeft zonder hier een mening of oordeel over te geven.
  • Om zeker te weten dat je hem goed begrijpt stel je vragen.
  • Besteed aandacht aan je lichaamstaal (non-verbale communicatie).
  • Geef aandacht aan emoties of weerstand bij je gesprekspartner.
  • Maak concrete afspraken met elkaar.

5. Wees assertief

Een positief zelfbeeld en zelfvertrouwen zijn kenmerken die een assertief persoon heeft. Iemand die assertief is komt voor zichzelf op, maar houdt hierbij rekening met de relatie met de andere persoon. Iemand die assertief is kan goed uitdrukken hoe hij zich voelt en wat hij wil. Hij bereikt zijn doel zonder daarbij een ander onnodig te kwetsen. 

Assertiviteit betekent niet meteen op alles 'nee' leren zeggen, maar leren keuzes te maken. Als je weet wat je wilt, is het makkelijker om je eigen mening en belang over te brengen en uit te spreken. Waarbij je wel respectvol blijft over de mening en belangen van een ander.

Als je goed voor jezelf zorgt en opkomt kun je ook makkelijker voor een ander zorgen. Je komt professioneler over en mensen weten wat ze aan je hebben. Assertieve mensen zitten vaak beter in hun vel omdat ze niet bang zijn zich te uiten en zelfvertrouwen hebben. Wees hard op de inhoud maar zacht op de relatie.

persoonlijke effectiviteit verbeteren

Overtuigingen en aannames

Als je je laat leiden door je eigen overtuigingen en aannames, kunnen deze tegen je gaan werken en kunnen ze je grootste vijand worden. Als je uitsluitend vanuit je eigen overtuiging handelt loop je het risico dat je dingen in gaat vullen voor een ander. Daarmee doe je jezelf en de ander te kort. Bovendien is het niet effectief.

Door eens kritisch naar je overtuigingen en aannames te kijken, werk je ook aan je persoonlijke effectiviteit.

1. Iedereen heeft zijn eigen referentiekader

Een referentiekader is datgene wat je gebruikt om je ervaringen en ideeen te beoordelen. Je vergelijkt nieuwe dingen in het leven met datgene wat je al kent en zich in jouw referentiekader bevindt. De normen en waarden uit jouw referentiekader, die dus bij jou bekend zijn, gebruik je als een soort maatstaf om een oordeel te vormen over nieuwe dingen.

Je referentiekader wordt gevormd door jouw persoonlijke ervaringen, je opvoeding en de cultuur waar jij onderdeel van uitmaakt. Dat maakt dat iedereen eigen persoonlijk referentiekader heeft. Omdat mensen afkomstig uit dezelfde cultuur veel overeenkomst met elkaar hebben zullen deze referentiekaders veel overeenkomstig hebben. Een referentiekader is daarom in grote maten een collectief gegeven.

2. Wees kritisch over je overtuigingen

Iedereen vraagt zich wel eens af wat anderen van hem denken. Dat is heel natuurlijk. Omdat mensen van nature sociale wezens zijn die graag bij een groep willen horen en aardig gevonden willen worden door anderen. De meeste mensen vullen het antwoord op deze vraag zelf voor anderen in en dat is dan gebaseerd op je eigen overtuigingen. En die worden bepaald van wat je eigenlijk van jezelf vindt, je zelfbeeld dus.

Als je er zelf van overtuigd bent dat je te dik bent bijvoorbeeld zul je ook aannemen dat anderen dat ook van jou vinden. Terwijl zijn misschien een heel ander beeld van dik en dun hebben door hun persoonlijk referentiekader.

3. Wat je denkt ben je zelf

Wat jij denkt dat anderen van jou vinden, is wat je eigenlijk van jezelf vindt. Iemand die prestaties leveren ontzettend belangrijk vindt legt zichzelf op zich continue te moeten bewijzen ten op zichten van anderen.

Niet op de toppen van je kunnen presteren voelt dan als falen. Dat kan zijn bij het halen van 'matige' cijfers op school, het geven van een minder succesvolle presentatie op het werk of het verliezen met een spelletje van vrienden.

Waarom voel je je dan zo? Omdat je jezelf ziet als een winnaar en dat in eerder genoemde gevallen niet waar kunt maken. Je hebt de overtuiging dat anderen je ook hierop beoordelen. Dat je in de ogen van anderen niet goed genoeg ben, wanneer je niet bovengemiddeld presteert. Je bent continue op zoek naar de waardering van anderen.

4. Angst voor afwijzing

Wees je ervan bewust dat jouw overtuigingen niet die van een ander zijn. Vraag jezelf af waarom je denkt dat een ander zo over je zou oordelen. Is dit echt hoe hij er tegen aankijkt of is dit jouw perceptie hiervan? Sta eens stil bij je eigen overtuigingen en wat ze nu precies voor jou en je relaties met anderen betekenen. Laat je niet beperken door je eigen overtuigingen en aannames: leer ze begrijpen, ontkracht ze en leg ze wanneer nodig terzijde.

aannames en overtuigingen

Verbale en non-verbale communicatie

Communicatie is een belangrijk onderdeel van persoonlijke effectiviteit. We kunnen onderscheid maken tussen verbale en non-verbale communicatie.

Verbale communicatie: een vorm van communicatie waarbij men zich uit met woorden (en-of geluiden). Verbale communicatie kan zowel gesproken als geschreven zijn.

Non-verbale communicatie (ook wel analoge communicatie genoemd): elke vorm van uitwisseling van boodschappen tussen mensen, zonder woorden.

Voorbeelden van Non-verbale communicatie zijn:

  • Toon en intonatie van de stem
  • Gezichtsuitdrukking
  • Lichaamshouding
  • Stemvolume

Onze huidige technologische omgeving maakt dat wij vaak digitaal communiceren met elkaar. Tegelijkertijd blijkt volgens onderzoek van de Amerikaanse psycholoog Mehrabian dat maar liefst 55% van de communicatie bestaat uit lichaamstaal (wat je ziet). Door nonverbale communicatie te observeren, zul je meer informatie krijgen over de gedachten en gevoelens van je gesprekspartner.

Door beide vormen van communicatie op de juiste manier te combineren kun je ervoor zorgen dat je boodschap duidelijk en zonder ruis overkomt op de ander. Zowel zakelijke als persoonlijke relaties zijn gebaat bij een goede communicatie. Door effectief communiceren haal je meer resultaat uit je werk en relaties.

Valkuilen bij communicatie

Goede communicatie is dus één van de belangrijkste thema's rondom persoonlijke effectiviteit. Dit zijn de fouten die wij vaak zien:

1. Geen focus of doelgroep verkeerd inschatten

Om ervoor te zorgen dat je boodschap goed overkomt is het belangrijk om je communicatie af te stemmen op je doelgroep. Wie heb je tegen over je zitten? Welke ‘taal’ spreken ze en wat moeten of willen ze van je weten. Door met je gesprekspartner te ‘levelen’ kun je je boodschap duidelijk en efficienter overbrengen.

2. Vanuit eigen referentiekader communiceren

Iedereen denkt vanuit zijn eigen perspectief, normen en waarden. Dit gebeurt vaak onbewust maar beïnvloede wel hoe je beoordeelt of bekijkt. Als je je bewust bent van de verschillen in ieders referentiekader komt dit de communicatie ten goede.

3. Informatie overload (de ander uitputten i.p.v. activeren)

Door iemand te overspoelen met informatie ziet hij door de bomen het bos niet meer en zullen er belangrijke dingen tussendoor schieten. Door iemand altijd mee te nemen in je mailcorrespondentie zullen deze op termijn niet of minder goed gelezen worden waardoor de kans bestaat dat belangrijke informatie zoals een uitnodiging voor een vergadering gemist word. Overcommuniceren het hetzelde effect als niet communiceren.

4. De ander niet correct benaderen of in de rede vallen

Respect hebben voor elkaar en elkaars mening is de basis van een goed gesprek. Op het moment dat je iemand telkens onderbreekt in een gesprek geef je diegene, waarschijnlijk onbewust, het gevoel dat zijn mening niet telt of belangrijk is. Je oogst wat je zaait. Dus om repect te krijgen van de ander dien je hem met hetzelfde respect te behandelen.

5. Aannames en verwachtingen

Door naar elkaar uit te spreken wat je van je gesprekspartner verwacht voorkom je een hoop misvattingen achteraf. Om miscommunucatie (‘ja maar ik dacht dat jij’ of ‘ik ben ervan uit gegaan dat’) te voorkomen kun je aan de voorkant je verwachtingen concreet uitspreken.

6. Niet op de lichaamstaal van een ander letten

Niet iedereen spreekt hardop uit wat hij werkelijk denkt. Iedereen heeft wel een collega die in een vergadering akkoord gaat met het op zich nemen van taken maar daarna met zijn ogen rolt en daarmee uitstraalt dat hij dit eigenlijk niet ziet zitten. Lichtaamshouding, mimiek en stemgeluid brengen vaak iemands onderliggende gedachten en gevoel naar boven. Niet voor niets omvat slechts 7% van de communicatie verbale uitingen. Luister dus niet alleen naar je gesprekspartner maar observeer hem ook aandachtig.

7. Eerst begrijpen, dan begrepen worden

Als je echt met inlevingsvermorgen luistert naar iemand zonder meteen zelf te willen reageren, zul je de ander begrijpen. De ander is daarna meestal ook bereid om op dezelfde manier naar jou te luisten waardoor jij ook begrepen wordt. Als we elkaar echt begrijpen, zullen we creatiever worden in het gezamenlijk vinden van oplossingen.

8. Twijfelwoorden

Wil je helder en duidelijk je boodschap overbrengen op de ander, voorkom dan twijfeltaal. Twijfeltaal zorgt ervoor dat je een slag om de arm houdt wat zorgt voor onduidelijkheid en het risico dat je door de ander verkeerd begrepen wordt. Twijfelwoorden zijn bijvoorbeeld toevoegingen als ‘in principe’, ‘misschien’, ‘een beetje, ‘eventueel’. Door dit soort woorden weg te laten kom je steviger over en kun je duidelijker je punt overbrengen.

communicatie valkuilen

Timemanagement tips

Timemanagement draait om het om meer voor elkaar te krijgen in de tijd die je beschikbaar hebt om zo de kwaliteit van je werk en leven te verhogen. Een zeer belangrijk onderdeel van persoonlijke effectiviteit!

1. Plannen

Een goede planning maken helpt je de dag door. Door iedere dag voorafgaande aan je activiteiten te starten met het overzichtelijk maken van je werkzaamheden en deze op een actielijst te zetten met een realistische tijdsinschatting creeer je rust en overzicht voor jezelf.

Begin bij de belangrijkste doelstellingen die je deze dag wilt behalen. Wat zijn je 3 belangrijkste tagen die dag? Maak een inschatting van de benodigde tijd die je (realistisch gezien) voor iedere actie nodig hebt en schrijf dit op! Plan hierbij ook de nodige vrije tijd in voor pauzes en mogelijk onverwachten vragen of opdrachten die tussendoor komen.

2. Stellen van prioriteiten

Ondanks je gemaakte planning zijn er natuurlijk altijd vragen of verzoekjes van klaten of collega’s die in de loop van de dag op je af komen die erg belangrijk zijn voor anderen. Natuurlijk wil je collega’s helpen maar vergeet hierbij niet het belang van je eigen die taken die dag. Om goed in te kunnen schatten welke taken belangrijker zijn kan de prioriteitenmatrix van Eisenhouwer je helpen door taken in te delen in 4 categorieën.

prioriteitenmatrix van eisenhouwer

3. Uitstelgedrag

Iedereen is geneigd die vervelende klus uit te stellen en eerst aan leukere of makkelijkere taken te beginnen. De kunst is om jezelf te dwingen die vervelende taak juist al eerste aan te pakken. Dan wordt je dag daarna alleen nog maar leuker en voorkom je uitstelgedrag wat een hele grote tijdrover is.

4. Het bewaken van je planning

Zorg ervoor dat je je beschikbare tijd inzichtelijk hebt. Bekijk hoeveel geplande taken je hebt. Als het aantal ongeplande taken de overhand begint te krijgen zul je hier actie op moeten ondernemen.

Misschien ben je te behulpzaam voor collega’s en vind je het moeilijk om nee te zeggen. Wees eerlijk en duidelijk naar mensen wat voor jou haalbaar is en geef aan dat je best bereid bent te helpen maar niet in het tijdsbestek die zij vragen op dat moment. Je stelt je zo assertief op, wat nodig is om je tijd te bewaken op een hectische dag. Als je (te) veel belangrijke taken op een dag hebt leer dan om bepaalde taken naar anderen te delegeren.

5. Stappenplan bij het 'nee' zeggen

Meer (belangrijke) taken dan tijd in je dag? Dan zul je toch echt 'nee' moeten leren zeggen! Zo doe je dat.

  • Bereid de ander voor
  • Deel de boodschap duidelijk mee
  • Vertel de redenen en oorzaken van je 'nee'
  • Vang de reactie van de ander op
  • Bekijk wat je nu kunt doen om de ander toch te helpen
  • Wees hard op de inhoud, maar zacht tegen de persoon
  • Behoud je relatie, maar bewaak ook je grenzen

6. Persoonlijk plan van aanpak maken

Een persoonlijk plan van aanpak helpt je om van de huidige (niet effectieve of te drukke) situatie te komen naar een gewenste werkbare situatie. 

  • Bevindingen huidige situatie: breng in kaart waar je tijd op dit moment aan besteed wordt. Maak hierbij een overzicht van al je verschillende werkzaamheden, inclusief taken die je 'gekregen' hebt van anderen, en de hoeveelheid tijd dat deze in beslag gaan nemen.
  • Gewenste situatie: maak eenzelfde overzicht maar dan met taken en tijden die wenselijk en werkbaar zijn voor jou. Wees hierbij wel realistisch met de inschatting van de tijd per activiteit.

Om van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen gaan we gebruik maken van doelstellingen die SMART geformuleerd moeten worden. De uitleg hiervan vind je eerder in dit artikel.

  • SMART doelen stellen:
    • Leg vast wat je gaat doen
    • Wanneer je het gaat doen
    • Hoeveel tijd het mag kosten
    • Wanneer het klaar is
    • Hoe je gaat controleren of het gelukt is
  • Implementeren: Maak een overzicht van de taken die je SMART hebt gemaakt. Dit is meteen je planning voor die dag waarbij je de taken je die je afrondt hebt kunt afvinken. Vergeet niet om de daadwerkelijk besteedde tijd per taak erachter te vermelden zodat je dit mee kan nemen voor je evaluatiemoment.
  • Evalueren en bijsturen: Bekijk de taken die je afgerond hebt en het bijbehorende tijdsbestek. Pas je planning indien nodig aan en gebruik deze als basis om je nieuwe dagplanning te kunnen maken. Je zult merken hoe vaker je jezelf blijft bijsturen hoe nauwkeuriger je tijdsplanning gaat worden en hoe beter je grip krijgt op je werkzaamheden en beschikbare tijd.

7. Extra tips voor effectief timemanagement

  1. Plan de dag van morgen, liefst aan het eind van deze dag
  2. Plan per dag iets dat u wilt afmaken
  3. Regel ‘blok- uren’ met collega’s, telefoniste, klanten, et cetera
  4. Start telefoongesprekken met het doel; meld direct waarvoor u de ander belt
  5. Handel stapels ‘papier’ in één keer af
  6. Doe gelijksoortige taken achter elkaar
  7. Denk in de ochtend, praat in de middag
  8. Ga gewoon door met uw werk als iemand u onverwacht stoort
  9. Gebruik uw hoofd om na te denken, niet om te onthouden

timemanagement tips

Je persoonlijke effectiviteit verbeteren?

In de praktijk aan de slag met persoonlijke effectiviteit, communicatie of timemanagement? IPV Training & Advies biedt verschillende trainingen aan. Deze trainingen zijn klassikaal te volgen op verschillende locaties in Nederland, kunnen incompany bij jouw bedrijf gegeven worden of kunnen online gevolgd worden via een virtual classroom.

Training persoonlijke effectiviteit

Weet je vaak na afloop pas wat je eigenlijk had willen zeggen en hoe je had willen reageren? Ga je soms lastige situaties uit de weg en vind je het moeilijk je grenzen aan te geven? In de training persoonlijke effectiviteit leer je met meer vertrouwen assertiever en ontspannen te communiceren.

Training effectief communiceren

Zowel zakelijke als persoonlijke relaties zijn gebaat bij een goede communicatie. Door effectief communiceren haal je meer resultaat uit je werk. Wil je dat jouw boodschap goed aankomt en begrepen wordt door je collega’s en je klanten? Schrijf je dan in voor de training effectief communiceren!

Training timemanagement

Je dreigt je werkzaamheden weer niet af te krijgen en je prioriteitenlijstje van vandaag moet je wéér doorschuiven naar morgen. Herken je dat? Wil je meer grip krijgen op je tijd, op een manier die bij jou past en die jij vol kunt houden? Schrijf je dan in voor de training timemanagement!