De kunst van aandacht in online gesprekken

In veel branches werken we momenteel letterlijk en figuurlijk op afstand. We zoomen en skypen heel wat af. We zijn met z’n allen in een nieuwe waan van de dag geduwd. Hoe kun je ook online met aandacht een goed gesprek voeren?

Communiceren in een andere context

Als je een gesprek gaat voeren en je wilt dat het een goed gesprek wordt, dan is een goede voorbereiding het halve werk. Ook als je dit gesprek op afstand voert. Ontwikkel de gewoonte om vooraf na te denken over je intentie en motivatie; waarom wíl je het gesprek voeren en wat wil je ermee bereiken? Vind je het nuttig of nodig en heb je er zin in? Dergelijke vragen helpen je om te besluiten om het gesprek met aandacht te voeren óf niet. En je kunt kiezen welke wijze het beste past: telefoneren, beeldbellen, of toch maar een afspraak maken op een plek waar je op gepaste afstand kunt praten.

Zo'n vijf minuten voordat je het gesprek start is het goed je af te vragen of je de rust, tijd en goede plek hebt. Misschien moet je je – als je thuis werkt - losmaken van de rekenles die je zojuist aan je dochter gaf, of moet je je zoon die door de huiskamer rent tot rust manen. Of misschien was je in de tuin aan het klussen en moet je jezelf oppeppen qua focus en energie.

En dan ga je met volle aandacht het gesprek in. Nu is het de kunst om te voorkomen dat je aandacht en je gedachten alle kanten uit vliegen. Hoe kun je gefocussed en geconcentreerd blijven?

Je aandacht sturen

De Benedictijner monniken hanteren in hun kloosterleven een levensregel: op tijd beginnen, op tijd stoppen en de tijd daartussen je aandacht volledig richten op de voorgenomen of geplande bezigheid. Dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. De dagindeling in het kloosterleven van de Benedictijnen bestaat infeite uit een continue training in discipline om te beginnen, te stoppen en tussentijds de aandacht op de activiteit van het moment te richten. Ook jij kunt jezelf trainen in het sturen en richten van je aandacht. Die kan maar op één plek tegelijkertijd zijn.

Aandacht en luisteren

Aandacht en luisteren zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Als we luisteren, kunnen we onze aandacht bewust richten en verleggen: op onszelf (ik-gericht), op onze gesprekspartner (ander-gericht) of op de interactie tussen ons (globaal gericht).

Bij ik-gericht luisteren verzamel je informatie of check je of je de ander goed begrijpt. Bijvoorbeeld: ‘Klopt het dat je nu in de afgelopen week niet aan dit project gewerkt hebt?’, Ben je in het afgelopen jaar niet bij klant x geweest?’, ’Begrijp ik goed dat het thuiswerken je goed bevalt?’.

Bij ander-gericht luisteren stel je open vragen en vraag je door op wat de ander vertelt. Open vragen zijn bijvoorbeeld: ‘Wat is je plan voor komend jaar?’, ‘Welke werkzaamheden sluiten goed aan op je competenties?’, ’Waar kan ik je mee helpen?’, Hoe kijk jij aan tegen werken op afstand met je collega’s?’. Als je doorvraagt kun je kort en krachtig zijn: ‘Hoezo?’, ‘Oh ja, vertel eens…’, ‘Hoe komt dat?’, Wat is er dan precies zo lastig?’, Want…?’. Of je herhaalt de laatste zin of het laatste woord van de ander. Veel meer is vaak niet nodig om je gesprekspartner door te laten praten.

Bij globaal luisteren stel je vragen stellen over alles wat je waarneemt of ervaart qua energie of onderbuikgevoel. Bijvoorbeeld:’ Ik ervaar ons gesprek als stroef, jij ook?’, Ik merk dat ik mijn aandacht er niet goed bij kan houden, hoe is dat voor jou?’, ‘Ik heb het gevoel dat we in kringetjes draaien, jij?’ We noemen dit ook wel meta communiceren.

De ene soort van luisteren is niet beter dan de andere. Elke soort aandacht heeft zijn functie. De kracht zit hem in het bewust kunnen schakelen tussen de drie soorten van aandacht. Als je alleen maar ik-gericht luistert heb je grote kans dat de ander voelt dat hij weinig ruimte krijgt voor zijn inbreng. Dan kan hij reageren met zich afhankelijk opstellen, stil(ler) worden en mogelijkerwijs afhaken. Als je alleen maar ander-gericht luistert, zal de gesprekspartner in eerste instantie alle ruimte voelen, en als hij graag of gemakkelijk praat, de ruimte ook vullen. Wanneer dit echter te lang duurt, zal hij afdwalen, onzeker worden of je nog wel luistert, of zich afvragen wat jij ervan vindt.

Tot slot: online aandacht

We voeren bijna al onze gesprekken met medewerkers momenteel op afstand. En meer dan ooit willen we goed contact en verbinding met elkaar houden. Dat bereik je door je gesprekken, net als de Benedictijner monniken, gedisciplineerd en met gerichte aandacht te voeren. Juist in video- en telefoongesprekken is het belangrijk om je aandacht bewust te richten: of op jezelf, of op de ander of globaal. En ook om je aandacht te kunnen verleggen van zien naar horen naar ervaren (intuïtief luisteren).

Dit blog is een bewerking van het hoofdstuk ‘De drukte voorbij’ uit het boek ‘Gesprekken die werken; impact met een goed gesprek (Thema, 2018).

Eerder verscheen in deze serie over Gesprekken die werken:

Wat zijn jouw opvattingen en ervaringen over aandacht geven en luisteren in de gesprekken op het werk? Deel in de LinkedIn Groep ‘Gesprekken die werken’ je mening, kennis en ervaring.

Auteurs: Ineke van den Berg en Tineke Kanters