Beoordelen! Als het toch moet… dan met een goed gesprek

Moet je binnenkort beoordelingsgesprekken voeren? Doe het dan met een goed gesprek. In veel organisaties zit men goed bedoeld nog in een keurslijf van procedures en formulieren. Met de bedoeling om te beheren en te controleren. Terwijl juist vooruit kijken meer zin heeft dan terugblikken.

In sectoren als onderwijs, bouw, techniek zijn grote personeelstekorten. Het ziekteverzuim vanwege stress en burn-out rijst de pan uit. Werknemers vertrekken uit organisaties omdat leidinggevenden hen niet of onvoldoende betrekken en niet op persoonlijke basis met hen communiceren. Bovendien blijken directies de behoeften van medewerkers niet te kennen’ (onderzoek naar reden waarom medewerkers vertrekken bij bedrijven OVOR 2017). Voldoende aanleidingen dus om nu het goede gesprek met medewerkers te voeren.

Persoonlijke aandacht voor elkaar

Medewerkers zijn door de bank genomen gewend om lijdend voorwerp te zijn in de beoordelingsgesprekken. En de leidinggevende voert het gesprek vaak vanuit het referentiekader van de aard van zijn of haar functie. Een jurist voert bijvoorbeeld eerder een procedureel gesprek. Een ict-er vinkt wellicht zijn lijstje af en de technicus maakt er een praktisch gesprek van. Terwijl een goed gesprek juist vraagt om een relatie gerichte manier van denken en naar jezelf kijken. Een open houding en vaardigheden in contact maken, betrokkenheid tonen en de dialoog aangaan. In essentie gaat het om persoonlijke aandacht voor elkaar. Het onderwerp van gesprek boeit de leidinggevende én de medewerker en de uitkomst van het gesprek brengt beiden verder.

Je nek uitsteken

Wat dacht je ervan om de routine te verbreken en het vanzelfsprekende ter discussie te stellen? Kom uit je comfortzone en maak gebruik van je speelruimte. Die is groter dan je denkt. Schuif de formulieren aan de kant, zoek een inspirerende omgeving op en stel die ene vraag die je net niet durft te stellen. Gebruik de gesprekstijd van het beoordelingsgesprek met elkaar voor de dingen die er nu en in de toekomst toe doen: voor jou, voor je medewerker en voor je bedrijf. Doe eens gek, volg je ingevingen en ervaar de meerwaarde.

Uitdaging om het anders te doen

Doe tenminste één ding dat je op voorhand niet zomaar durft, wilt of kunt. Het doel hiervan? Achteraf kunnen zeggen: ‘Hier hadden we echt iets aan.’

  1. Zoek een inspirerende omgeving op of ga wandelen.
  2. Bereid je voor op de vragen: ‘waar zie ik naar uit’ en ‘waar zie ik tegenop’. Dat is tegelijkertijd jouw entree in het gesprek. Gegarandeerd is er direct contact.
  3. Bedenk één vraag die buiten je comfortzone ligt en bedenk ook wat je zelf daarop zou kunnen antwoorden. Je leert elkaar beter kennen. (zie kader ‘vragen die buiten je comfortzone liggen’).
  4. Ga meta communiceren. Dus voer je gesprek over jullie gesprek. Je helpt elkaar om het contact op het werk te verbeteren (zie kader ‘vragen over een goed gesprek’).
  5. Maak samen een mindmap. Leg een vel papier op tafel en brainstorm samen over thema’s zoals: betrokkenheid, vitaliteit, leren en ontwikkelen, waardering, werkplezier etcetera.

Vragen die buiten de comfortzone liggen

  • Wat gaat je aan het hart in werk en leven?
  • Waar maak je je druk over, waar maak je je zorgen over, wat wil je graag anders zien?
  • Wat kun je vanaf morgen doen om je werk en leven fijner te maken?
  • Hoe gaat het écht met jou?
  • Wat zeg je niet en is voor mij toch goed om te weten?
  • Wat wil je graag nog een keer leren of ontwikkelen?
  • Wat zeggen jouw ogen op dit moment?
  • Wat is het meest dierbare wat je hebt meegemaakt?

Vragen over een goed gesprek

  • Hoeveel structuur zit er doorgaans in onze gesprekken en hoe efficiënt voeren we deze?
  • Durven we van gebaande paden af te wijken en het over een andere boeg te gooien?
  • Wat doen we om het vertrouwen en de openheid in het gesprek te bevorderen?
  • Wat helpt om vertrouwen te krijgen of te vergroten in elkaar?
  • Is er iets (positief/negatief/lastig) wat we tot op heden niet aan elkaar durfden te zeggen?
  • Welke aannames beïnvloeden ons gesprek?
  • Waar luisteren we vooral naar: feiten, emoties, beleving, sfeer, resultaten?
  • Hoe gaan we om met onze verschillen in meningen, gewoonten, waarden?
  • Is het onze gewoonte om elkaar te waarderen en dat te laten blijken?
  • Hoe duidelijk en direct zijn we doorgaans in onze gesprekken, op een schaal van 1 tot 10?
  • Wat gaat goed en wat kan er beter in onze gesprekken?

Tip: in het boek‘Gesprekken die werken’ - Impact met een goed gesprek’ vind je uiteenlopende onderwerpen en tips om het goede gesprek op je werk te voeren.http://www.thema.nl/boek-gesprekken-die-werken/

Auteur: Tineke Kanters